Tämä on Teekkarien LVI-kerho ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.1.2025. Viimeisin muutos 7.3.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Teekkarien LVI-kerho ry
Y-tunnus: 93082516-9
Osoite: Otakaari 4, 02150 Espoo
Sähköposti:
2. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri, osallistujarekisteri, sähköposti sekä evästeiden käsittely
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Teekkarien LVI-kerhon jäsenrekisteri henkilötietojen käsittely on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja perustuu yhdistyslain 11 pykälään. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää yhdistystä ja yhteydenpito jäseniin sekä markkinointiin.
Verkkosivustolla kerättävien tietojen käsittely perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen. Tietoja hyödynnetään sivuston käyttäjäkunnan ymmärtämiseen ja näkyvyyden parantamiseen.
4. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennetavia tietoja ovat:
- Etu ja sukunimi
- kotipaikka
- sähköpostiosoite (Kideapp profiili sekä erikseen syötetty)
- onko korkeakouluopiskelija
- hyväksyykö yhdistyksen säännöt ja tarkoituksen
- Vahvistus, että on Aalto Yliopiston ylioppilaskunnan jäsen
- Jäsentyyppi (Aaltojäsenet, Alumni jäsenet, Henkilökannatusjäsenet, Opiskelijajäsenet, Yhteisökannatusjäsenet)
- Jäsenmaksun maksamisen päivämäärä
Sekä muut mahdolliset kideapp:in keräämät tiedot: https://admin.kide.app/privacy
Tietoja käsitellään Kideapp:ssa, Mailerlite:ssä sekä Googlen sähköpostissa. Tietojen säilytysaika on jäsenyyden umpeuduttua vähintään 6 vuotta kirjanpidollisten velvoitteiden takia.
Osallistujarekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Lipun tyyppi (esim. Teekkarien LVI-kerhon jäsenlippu)
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Telegram-käyttäjätunnus
- Kuvauslupa
- Somelupa
- Julkaisulupa nimelle (kuitenkin niin, että vähintään osallistujalistaan kirjataan kolme nimikirjaintasi)
- Lisätiedot (erityisruokavaliot, vege ja muut lisätiedot)
- Ilmoittautumisen aika
Tietoja käsitellään verkkosivualusta WordPressissä ja ne voidaan viedä tapahtumaa varten paperiseksi versioksi tapahtuman järjestäjille. Tiedot poistetaan tietokannasta noin vuoden välein. Tapahtumaan ilmoittautumisen voi myös tehdä kirjallisella menettelyllä esim. sähköpostitse tai viestillä hallituslaiselle.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käytäjiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu käyttäjän kanssa. Jäsentietoja käsitellään Kideapp:issä sekä Mailerlite:ssa. Osallistujatietoja käsitellään verkkosivualusta WordPressissä.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Somejulkaisut tapahtumista
Teekkarien LVI-kerhon ry:n toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, jossa jokaisella on mahdollisuus kantaa oma kortensa kekoon. Tapahtumista julkaistaan valokuvia ja sometekstejä, jossa tapahtumaan osallistujat saattavat näkyä. Tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä kysytään kuvaus- ja somelupa. Somet joita rekisterinpitäjä ylläpitää ovat Linkedin, Instagram, Facebook, Telegram ja verkkosivut. Mikäli et halua näkyä somepostauksissa tai valokuvissa ilmoita siitä tapahtuman ilmoittautumisessa sekä muistuta asiasta tapahtuman alussa.